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職場人士必讀的電子郵件禮節

時間:2019-05-13 17:36來源:有問必答健康社區 作者:點擊: 點擊手機瀏覽

    我們都應當講究有關電子郵件的禮節,而這是需要下一番功夫的。尤其在商業界,我們崇尚信譽、掌握時機及合作分,并常高唱顧客至上,著重與顧客的溝通,以達成促銷、增產與營利的目的。但我們常忽視了有關電子郵件的禮節;一些邋遢懶散的習慣,不僅會引起員工的竊笑,更容易在顧客面前鬧笑話。

  以下是一些很新進的電子郵件技巧及應注重的禮節:

  1.要提綱挈領。切忌使用含義不清的標題,例如:嘿!或是單單給你的!

  2.須簡明扼要。針對需要回復及轉寄的電子郵件,一定要清理回復的內容。在美國加州有一位傳播學專家摩根女士曾舉例說:我最近收到一份電子郵件,其中包括了輾轉收送的十二個人之姓名,我實在沒有必要知道這些訊息。有一個妙方就是寄信時采匿名附件收信者(BC)取代附件收信者(CC)方式,或是在轉寄之前刪除一切無關緊要或重復的內容,例如:原件中摘要(memo to)部分之主題、地址及日期等。

  3.注意回答問題的技巧。當回件答復問題的時候,最好只把相關的問題抄到回件,然后附上答案。不要用自動應答鍵,那樣會把來件所有內容都包括到回件中;但也不要僅以“是的”二字回復,那樣太生硬了,而且讓讀的人摸不著頭腦。

  4.合宜地稱呼收件者,并且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標明了郵自哪方,寄與何人,但在郵件中注明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節,包括在信件開頭尊稱收信者的姓名,在信尾也注明寄件者的姓名以及通訊地址、電話,以方便收信者未來與你的聯系。

  5.切忌全文使用英文大寫字母。這樣寫成的郵件太強勢,甚至暗示寄件人懶得使用正確的文法。畢竟,這仍是種文字溝通方式,遵守標準的文書規范是一種職業禮貌。

  6.定期重新審查你發過的電子郵件,評估其對商業往來所產生的影響。

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